Cet article est basé sur une présentation originale de Jordan Brown pour le SK Startup Institute, dans laquelle il détaille les principes fondamentaux de la comptabilité, des obligations en matière de TPS/TVP, des états financiers et des habitudes financières pratiques que les propriétaires de petites entreprises devraient adopter dès le départ.
La comptabilité est l'une des tâches les plus négligées dans la gestion d'une entreprise.
Non pas parce que ce n'est pas important, mais parce que de nombreux entrepreneurs supposent que c'est compliqué, technique, ou quelque chose qu'ils peuvent gérer plus tard.
Le problème, c'est que les problèmes de comptabilité apparaissent rarement tous en même temps. Ils s'accumulent lentement, en arrière-plan.
Reçus manquants.
Impôts impayés.
Des chiffres déroutants.
Problèmes de trésorerie.
Le stress pendant la période des impôts.
Une bonne tenue de comptabilité ne garantit pas le succès d'une entreprise, mais une mauvaise tenue de comptabilité peut absolument créer des problèmes inutiles.
La bonne nouvelle, c'est que la plupart des chefs d'entreprise n'ont pas besoin de devenir comptables. Il leur suffit de maîtriser les bases pour rester organisés, prendre des décisions éclairées et savoir quand demander de l'aide.
Cet article passe en revue les concepts fondamentaux de la comptabilité que tout propriétaire de petite entreprise devrait connaître.
Comptabilité vs tenue de livres
Ces termes sont souvent considérés comme synonymes, mais ils sont différents.
La comptabilité est le processus d'enregistrement des activités financières.
La comptabilité est le processus d'interprétation et d'analyse de ces informations.
La comptabilité consiste à tenir des registres précis. Cela inclut notamment les factures, les reçus, les dépenses, la paie et les transactions bancaires.
La comptabilité utilise ces informations organisées pour comprendre la performance de l'entreprise. Cela inclut l'établissement de rapports financiers, la planification fiscale, les prévisions et les conseils stratégiques.
Une façon simple d'y penser est la suivante :
La comptabilité crée l'information.
La comptabilité explique la signification de l'information.
Sans une bonne tenue de comptabilité, la comptabilité devient beaucoup plus difficile et généralement plus coûteuse.
L'équation comptable
Chaque système de comptabilité est construit autour d'une formule de base :
Actif = passif + capitaux propres
Cette équation doit toujours rester équilibrée.
Les actifs représentent ce que l'entreprise possède. Cela inclut notamment la trésorerie, le matériel, les stocks et les sommes dues à l'entreprise.
Les dettes de l'entreprise correspondent à ce qu'elle doit. Les emprunts, les factures impayées et les impôts entrent tous dans cette catégorie.
Les capitaux propres représentent la part du propriétaire dans l'entreprise après prise en compte du passif.
La plupart des entrepreneurs n'ont jamais besoin de devenir des experts-comptables, mais comprendre cette équation permet d'expliquer comment fonctionnent les systèmes de comptabilité et pourquoi chaque transaction affecte plusieurs domaines à la fois.
Le plan comptable
Avant de pouvoir être enregistrées, les transactions doivent être catégorisées.
Ce système est appelé plan comptable.
Considérez cela comme la structure organisationnelle de votre système comptable. Chaque transaction est rattachée à un élément précis afin que l'entreprise puisse suivre correctement ses revenus, ses dépenses, ses actifs et ses obligations.
La plupart des systèmes comptables organisent les transactions en cinq grandes catégories :
Actifs, passifs, capitaux propres, revenus et dépenses.
Par exemple, le loyer serait classé comme une dépense, les ventes comme un revenu, le matériel comme un actif et les prêts comme un passif.
Un plan comptable clair facilite l'établissement des rapports financiers, contribue à réduire les erreurs et fournit des informations plus fiables pour les déclarations fiscales et la prise de décision.
Comptabilité de caisse vs comptabilité d'exercice
L'une des premières décisions financières que prennent de nombreuses entreprises est le choix entre la comptabilité de caisse et la comptabilité d'exercice.
La comptabilité de caisse enregistre les transactions lorsque l'argent est réellement en mouvement.
Le revenu est enregistré à réception du paiement.
Les dépenses sont enregistrées lorsque l'argent est débité du compte.
Cette méthode est plus simple et couramment utilisée par les travailleurs indépendants et les petites entreprises de services.
La comptabilité d'exercice fonctionne différemment.
Les revenus sont comptabilisés lorsqu'ils sont acquis, même si le client n'a pas encore payé. Les dépenses sont comptabilisées lorsqu'elles sont engagées, même si la facture n'a pas encore été réglée.
Cela permet d'obtenir une image plus précise à long terme des performances de l'entreprise, mais c'est aussi plus complexe.
Aucune des deux méthodes n'est intrinsèquement meilleure. Le choix le plus approprié dépend du type d'activité, des besoins en matière de reporting et des objectifs à long terme.
Principes de base de la TPS et de la TVP en Saskatchewan
Les impôts font partie des domaines où les erreurs de comptabilité peuvent rapidement coûter cher.
La TPS, ou taxe sur les produits et services, est une taxe fédérale actuellement fixée à 5 % au Canada.
Les entreprises doivent généralement s'inscrire à la TPS lorsque leurs ventes taxables dépassent 30 000 $ sur quatre trimestres civils consécutifs. Certaines entreprises choisissent de s'inscrire plus tôt, volontairement.
L'un des avantages de l'inscription à la TPS est la possibilité de réclamer des crédits de taxe sur les intrants (CTI). Ces crédits permettent aux entreprises de récupérer la TPS payée sur les dépenses d'entreprise admissibles.
En Saskatchewan, les entreprises pourraient également devoir s'inscrire à la TVP, qui est actuellement fixée à 6 %.
Les exigences relatives à la TVP varient considérablement selon le type d'entreprise et les produits vendus. Certaines entreprises perçoivent la TVP auprès de leurs clients, tandis que d'autres la paient sur les produits et services achetés pour leur usage professionnel.
C’est pourquoi les entrepreneurs devraient confirmer leurs obligations fiscales au plus tôt plutôt que de faire des suppositions par la suite.
Dépenses professionnelles vs dépenses personnelles
Il s'agit là d'un des problèmes de comptabilité les plus courants pour les nouveaux entrepreneurs.
Une dépense professionnelle doit être liée à la génération de revenus d'entreprise et doit être raisonnable compte tenu du type d'activité exercée.
La publicité, les logiciels, le loyer, les assurances, les licences commerciales et les honoraires professionnels sont autant d'exemples courants de dépenses professionnelles légitimes.
Les dépenses personnelles sont différentes.
Les courses, les vacances, les vêtements courants et les dépenses du ménage ne deviennent généralement pas déductibles simplement parce qu'une personne possède une entreprise.
La confusion survient généralement avec les dépenses à la fois personnelles et professionnelles, comme les véhicules, les téléphones, les factures internet ou l'espace de bureau à domicile.
Dans ces situations, seule la part liée à l'utilisation professionnelle est généralement récupérable.
C’est pourquoi une tenue de registres précise est si importante. Sans documentation, il devient difficile de justifier correctement les dépenses.
Les états financiers que tout propriétaire devrait connaître
Même si vous engagez un comptable ou un expert-comptable, vous devez tout de même comprendre l'utilité des trois principaux états financiers.
Le bilan indique ce que l'entreprise possède, ce qu'elle doit et les capitaux propres à un moment précis.
Le compte de résultat présente les revenus, les dépenses et indique si l'entreprise a réalisé un bénéfice ou une perte sur une période donnée.
Le tableau des flux de trésorerie permet de suivre les entrées et sorties de fonds de l'entreprise.
Chaque énoncé répond à une question différente concernant la santé de l'entreprise. Ensemble, ils aident les propriétaires à comprendre la rentabilité, la stabilité et les points de tension financière.
Des habitudes de comptabilité pratiques qui aident
La plupart des problèmes de comptabilité ne sont pas dus à la complexité.
Elles sont dues à l'incohérence.
Les reçus se perdent.
Les transactions ne sont pas catégorisées.
Les rapprochements bancaires cessent.
Tout est reporté jusqu'à la période des déclarations de revenus.
Les petites habitudes font une grande différence.
L'utilisation d'un logiciel de comptabilité, la sauvegarde immédiate des reçus, la séparation des opérations bancaires professionnelles et personnelles, le suivi régulier du kilométrage et le stockage de sauvegardes numériques peuvent permettre d'économiser beaucoup de temps et d'éviter beaucoup de stress par la suite.
Il est également important de conserver les documents pendant au moins six ans.
La comptabilité est plus efficace lorsqu'elle fait partie intégrante des routines normales de l'entreprise plutôt que d'être une activité réservée aux urgences ou aux échéances fiscales.
Vous n'avez pas besoin d'être comptable.
De nombreux entrepreneurs pensent qu'ils doivent soit maîtriser parfaitement la comptabilité, soit l'ignorer complètement.
Aucune de ces approches n'est réaliste.
Il vous suffit d'avoir suffisamment de connaissances pour rester organisé, surveiller la santé de votre entreprise, détecter rapidement les problèmes et communiquer correctement avec les professionnels de la finance.
Une bonne comptabilité ne se résume pas aux impôts.
Cela vous aide à comprendre comment votre entreprise fonctionne réellement, où va l'argent et si elle devient financièrement stable au fil du temps.