Les entreprises sont quotidiennement confrontées à de nombreux types de vols et de fraudes, quelle que soit la nature ou la taille de l'entreprise. Cette fiche d'information passe en revue divers types de vol et de fraude et ce que vous pouvez faire pour protéger votre entreprise.
L'Association of Certified Fraud Examiners a étudié le vol d'employés et a fourni des informations sur la façon dont ce problème affecte les entreprises à l'échelle mondiale. La perte moyenne par entreprise dans leur échantillon était de 140,000 1 $. Plus d'un cinquième de ces cas ont causé des pertes d'au moins XNUMX million de dollars. Voici les points saillants de leurs découvertes :
- Une organisation perd généralement 5 % de ses revenus à cause de la fraude chaque année.
- Les petites entreprises ont le plus souffert car elles ont mis en place moins de contrôles anti-fraude et ont eu des marges bénéficiaires plus faibles.
- Les fraudes ont duré en moyenne 18 mois. La détection se faisait le plus souvent par un pourboire d'un autre employé.
- Les employés ayant des niveaux d'autorité plus élevés avaient tendance à voler davantage. Plus l'employé a travaillé longtemps pour l'entreprise, plus les pertes sont importantes.
La différence entre vol et fraude
Le vol et la fraude sont tous deux des actes criminels fondés sur le vol. Cependant, la fraude est suivie d'une tentative de dissimulation du crime. Le vol se produit dans l'instant sans aucune tentative de cacher la perte de la victime. Par exemple, le vol se produit lorsqu'une banque est cambriolée par un étranger, et la fraude peut se produire lorsqu'un employé détourne de l'argent de la banque en falsifiant des documents.
De manière générale, le vol et la fraude sont similaires et nécessitent tous deux des mesures préventives pour atténuer les pertes non désirées de fonds et d'actifs.
Vol
Vol interne est commis par une personne travaillant au sein de votre entreprise.
Conseils pour prévenir le vol interne :
- Donner le bon exemple. Vos employés regardent ce que vous faites et ont tendance à imiter vos habitudes, qu'elles soient bonnes ou mauvaises. Établissez des relations avec vos employés afin qu'ils se sentent libres de discuter de questions importantes avec vous en toute confiance. Vous pourrez peut-être détecter des signes de leurs propres problèmes financiers ou personnels.
- Vérifiez les références lors de l'embauche de nouveaux employés et envisagez de vérifier les antécédents.
- Vérifiez ponctuellement vos processus comptables. Vous pouvez le faire vous-même ou engager un comptable indépendant.
- Séparez les tâches. Par exemple, la personne responsable de la réception des espèces ne devrait pas également être responsable du rapprochement des reçus. Rendre les employés responsables de leurs propres tiroirs-caisses.
- Soyez clair et cohérent lorsque vous communiquez vos politiques concernant le vol interne et traitez tout problème rapidement et équitablement. Gardez à l'esprit que se contenter d'un remboursement et d'excuses invite le vol à continuer.
- Assurez-vous qu'un employé en mesure de mal gérer des fonds est adéquatement cautionné. Faites savoir aux employés que la couverture d'assurance est une question de politique de l'entreprise plutôt que tout sentiment de méfiance de votre part.
- Préparez personnellement les dépôts en espèces quotidiens ou comparez les dépôts effectués par les employés avec le relevé des espèces et des chèques reçus. Prenez l'habitude d'aller à la banque et d'effectuer vous-même le dépôt quotidien aussi souvent que vous le pouvez.
- Approuver personnellement les remises inhabituelles et les radiations de créances irrécouvrables. Approuver ou vérifier ponctuellement les notes de crédit et autres documents pour les retours sur ventes et les indemnités. Examiner les factures et s'assurer que toute la marchandise a été reçue et que le prix est correct.
Vol externe est commis par quelqu'un qui ne travaille pas pour votre entreprise. Ce vol peut être le résultat d'un retour frauduleux, d'un vol à l'étalage d'un client ou d'un cambriolage.
Conseils pour prévenir le vol externe :
- Fournir un excellent service client. Des employés attentifs et serviables encouragent les clients légitimes et dissuadent les voleurs à l'étalage.
- Installez un système de sécurité et répondez toujours aux alarmes de sécurité.
- Minimisez les angles morts et assurez-vous que toutes les parties du magasin sont facilement visibles. Des miroirs de sécurité et des caméras de surveillance permettent à vos employés de surveiller les lieux et d'envoyer un signal aux potentiels voleurs à l'étalage qu'ils sont surveillés.
- Gardez une trace de votre inventaire et suivez toute anomalie.
- Effectuez des dépôts pendant la journée et variez l'heure du dépôt et l'itinéraire que vous empruntez pour vous rendre à la banque.
- Assurez-vous d'utiliser le bon type de serrure sur vos portes. Dans le cadre des polices d'assurance contre le cambriolage standard, la preuve d'une entrée par effraction est nécessaire pour percevoir l'assurance contre le cambriolage.
- Émettez le moins de clés possible. Gardez une trace des clés que vous avez émises. Chaque fois qu'une clé est perdue ou qu'un employé quitte l'entreprise sans rendre sa clé, re-cléez votre magasin.
- Assurez-vous que le coffre-fort dans lequel vous conservez votre argent et vos autres objets de valeur est suffisamment solide pour dissuader les cambrioleurs. L'argent doit être protégé dans un coffre anti-effraction. Boulonnez le coffre-fort à la structure du bâtiment. Faites-en une règle pour garder votre coffre-fort verrouillé même pendant les heures de bureau.
- Laissez le "placard vide", ce qui signifie garder le moins d'argent liquide possible. Déposez l'excédent d'argent chaque jour. Vous pouvez également laisser votre tiroir-caisse vide et ouvert la nuit.
- Si possible, retirez les marchandises attrayantes et chères de la fenêtre la nuit.
- Former pour réduire les risques. Vous devez informer chacun de vos employés de ce qui peut arriver et de la manière dont ils doivent agir en cas de vol. Mettre l'accent sur la protection des vies ainsi que de l'argent. L'action héroïque d'un employé ou d'un client peut s'avérer mortelle ; présumer que le voleur est armé ou dangereux.
- Ne configurez pas les opérations de caisse de manière à ce qu'elles soient visibles pour les étrangers. La vue de l'argent peut déclencher un crime.
- Ouvrir ou fermer le magasin est un travail à deux. Cela empêche également le vol interne, car les employés ont tendance à se sentir responsables les uns envers les autres.
- Planifiez l'aménagement du magasin en gardant à l'esprit la dissuasion. Maintenez un éclairage adéquat dans toutes les zones du magasin pour une meilleure visibilité. Gardez les petits objets de grande valeur derrière le comptoir ou dans une mallette verrouillée.
Un plan efficace de prévention du vol peut identifier les risques et améliorer la sécurité. N'oubliez pas de faire participer vos employés et assurez-vous qu'ils disposent des outils et de la formation dont ils ont besoin pour protéger votre entreprise contre le vol.