Les entreprises doivent suivre diverses transactions financières quotidiennes, notamment les ventes, les taxes perçues, les dépenses d'inventaire, les dépenses de services publics, la paie, etc. La comptabilité est la partie de la comptabilité qui traite de la collecte, de l'organisation et du suivi des documents financiers.
La tenue de livres commence par un système de tenue de registres efficace, fiable, simple à utiliser et conçu pour fournir constamment des informations précises selon les besoins.
L'exigence légale concernant les informations financières est que vous devez conserver des enregistrements de toutes les transactions pour justifier vos revenus et vos dépenses. Ils doivent être permanents, exacts et complets, et il existe de nombreux types de registres et de systèmes de comptabilité.
Des dossiers complets satisferont l'Agence du revenu du Canada, le Régime de pensions du Canada, l'assurance-emploi, le ministère des Finances, la taxe sur les produits et services, l'indemnisation des accidents du travail, etc. et faciliteront les versements corrects et opportuns.
Une tenue de registres précise vous tiendra informé de la situation financière passée et actuelle de votre entreprise et vous fournira, ainsi qu'à vos conseillers financiers et comptables, les informations nécessaires pour prendre les décisions commerciales appropriées. Des systèmes financiers appropriés augmentent les chances de survie d'une nouvelle entreprise et les chances d'une entreprise établie de rester en affaires et de réaliser des bénéfices.
Les activités commerciales quotidiennes produisent la confirmation qu'une transaction a eu lieu. La conservation des bordereaux de dépôt bancaire, des factures et des reçus fournira des détails précis sur ces transactions.
Historiquement, la comptabilité a été réalisée à l'aide de journaux, de livres à plusieurs colonnes et d'autres documents papier. Actuellement, la tenue de livres peut être effectuée à l'aide d'un logiciel informatique spécialisé, à condition que les données soient sauvegardées. Tout au long de ce guide, nous utiliserons un langage tel que des revues et des livres, et cela peut signifier soit des formulaires papier, soit des feuilles de calcul numériques et des documents d'enregistrement.
Si vous avez les connaissances nécessaires pour configurer votre système de comptabilité, vous pouvez utiliser ce guide et d'autres ressources autonomes. Les comptables peuvent également vous aider à configurer votre système correctement et durablement. Si vous choisissez de mettre en place votre système, envisagez de demander à un comptable de vérifier son intégrité et son exhaustivité.
Journaux et Journaux
Les transactions quotidiennes sont enregistrées dans un journal, également appelé livre des entrées originales. Les entrées du journal, également appelées revues, doit être descriptif et chronologique.
Les types de journaux peuvent inclure :
- Journal général, pour toutes les revues
- Journal des ventes, pour enregistrer toutes les factures de vente
- Journal de crédit, pour enregistrer toutes les ventes réalisées à crédit
- Journal des achats, pour enregistrer toutes les factures
- Journal de caisse, également connu sous le nom de livre de caisse, pour enregistrer tout l'argent reçu et payé
Chaque entrée est une débit ou crédit. Les débits et les crédits en comptabilité sont différents des finances personnelles. En comptabilité, le total des débits doit être égal au total des crédits et toutes les transactions ont un compte source (crédit) et une destination (débit). Par exemple, si vous vendez des stocks, votre compte de revenus des ventes augmente (débit) et les stocks diminuent (crédit). Si vous déposez de l'argent liquide, votre compte d'encaisse (crédit) diminue et votre solde bancaire augmente (débit). Toutes les méthodes de comptabilité n'utilisent pas des crédits et des débits, mais c'est courant.
Plan comptable et grands livres
Afin de classer les transactions, les comptables utilisent un plan comptable pour regrouper les transactions similaires. Un compte fait référence aux cinq principaux types ci-dessous, chacun représenté sous la forme d'un grand livre ou d'un livre d'entrée finale. Les écritures dans le grand livre sont appelées écritures et le graphique est utilisé. Les comptes sont généralement codés à l'aide d'un identifiant numérique ou d'une légende. La plupart des pays laissent les entreprises concevoir leur plan comptable, mais cela aide à utiliser un langage comptable standard.
Outils
Comptes qui représentent ce que l'entreprise possède en tant que ressources. Peut être tangible ou intangible, pourvu qu'il ait une valeur monétaire.
par exemple l'argent en caisse, l'argent en banque, la propriété et le terrain, l'inventaire, les dépenses payées d'avance et les comptes débiteurs
Passif
Comptes qui représentent ce que l'entreprise doit à d'autres entreprises.
par exemple, les dépenses à venir ou passées, les comptes créditeurs, les emprunts bancaires
Capital/Actions
Les capitaux propres représentent la valeur résiduelle de l'entreprise après le paiement des dettes. Cela appartient aux propriétaires/actionnaires et peut être une valeur monétaire négative.
par exemple les apports en capital, les bénéfices non répartis
Revenu
Désigne principalement la vente de biens et de services, mais peut également représenter d'autres sources de revenus gagnés.
Par exemple, vente de marchandises, intérêts, garantie et service après-vente
Désigne principalement les coûts d'exploitation qui sont à venir ou qui n'ont pas été prépayés. Tous les paiements ne sont pas des dépenses.
par exemple, les paiements des services publics, la paie, l'entretien, les fournitures, les stocks et les achats d'équipement
Méthodes de comptabilité
Comptabilité en partie unique :
C'est la méthode la plus simple et enregistre le minimum. Il est basé sur l'enregistrement des profits et des pertes et est mieux utilisé pour les nouvelles micro-entreprises avec des ventes simples et un faible volume de transactions. Chaque transaction n'est enregistrée qu'une seule fois, soit en tant que produit, soit en tant que charge. Toutes les écritures sont enregistrées sur un résumé de journal d'une page, également appelé journal des revenus et des dépenses.
Bien que la méthode de réservation à entrée unique soit simple, des informations limitées sont enregistrées, ce qui peut rendre difficile la production d'états financiers, le reporting et l'analyse. Les passifs font l'objet d'un suivi partiel et non de chiffres exhaustifs. Les actifs ne sont pas suivis du tout et le vol est plus difficile à détecter. De plus, les erreurs mathématiques sont très fréquentes car ce type de méthode n'est pas auto-équilibré.
Dans l'exemple ci-dessous, les trois premières colonnes enregistrent la date, la description de la transaction et un numéro de référence (facture ou reçu). Les deux colonnes suivantes sont les revenus et les dépenses. Chaque transaction sera inscrite dans l'une de ces colonnes. Les revenus font référence à l'argent entrant dans l'entreprise grâce à la vente de biens et / ou de services, et les dépenses représentent les paiements que l'entreprise effectue, en tant que tels, créant une sortie d'argent. Les colonnes restantes peuvent indiquer à quel compte appartient chaque transaction et le mode de paiement.
Chaque page enregistrera les transactions du mois et les totaux mensuels de chaque colonne seront calculés. Vous utiliserez au moins une page pour chaque mois de l'année. Selon le nombre de transactions, vous aurez peut-être besoin de plusieurs pages pour chaque mois. Dans ces cas, calculez le sous-total à la fin de la page et reportez le sous-total en haut de la page suivante.
Date | Description | Référence | passif | Frais | Balance |
Avril 2 | Balance | 2000.00 | |||
Avril 5 | Dossiers | 123 | (15.00) | 1985.00 | |
Avril 8 | Les frais de transaction | 345 | (75.00) | 1910.00 | |
Avril 10 | Vente : M. Knight | 74 | 500 | 2410.00 | |
Avril 17 | Vente : L. Cooper | 75 | 500 | 2910.00 | |
Avril 25 | Achat | 456 | (750.00) | 2160.00 | |
Avril 29 | Vente: D. Marque | 76 | 500 | 2660.00 | |
Avril 31 | Total | 1500 | (1600.00) | 2660.00 |
2660 $ est le solde reporté à mai.
Comptabilité en partie double :
Il s'agit d'une méthode couramment utilisée et basée sur le principe que chaque transaction affecte au moins deux comptes, un appartenant à l'un ou l'autre côté de cette équation : ACTIF = PASSIF + CAPITAUX PROPRES. Les transactions sont enregistrées par des comptes débiteurs et créditeurs et selon les comptes, les variations de débit et de crédit peuvent être représentées de plusieurs manières.
Type de compte | Débit | Crédit |
Asset | Améliore | Diminue |
Responsabilité | Diminue | Améliore |
Revenu du revenu | Diminue | Améliore |
Frais | Améliore | Diminue |
Fonds propres / Capital | Diminue | Améliore |
N'oubliez pas que les débits et les crédits en comptabilité sont différents des finances personnelles. En comptabilité, les débits et les crédits enregistrent les changements de valeur et ont un compte source (crédit) et une destination (débit). Par exemple, si vous vendez des stocks, votre compte de ventes (revenus) augmente (débit) et les stocks (un actif) diminuent (crédit). Si vous déposez des espèces (un atout), votre compte d'encaisse (crédit) diminue et votre solde bancaire augmente (débit).
La détection des erreurs est un avantage de ce système en raison de l'utilisation de la formule. Si les côtés de cette formule ne s'équilibrent pas, une erreur s'est produite. Cette formule permet également de décider quels comptes sont concernés et chaque transaction est enregistrée deux fois. Un compte est crédité du montant en dollars donné et un deuxième compte est débité d'un montant en dollars égal.
Même si l'utilisation de la formule ACTIFS = CAPITAUX PROPRES + PASSIFS peut aider à détecter les erreurs, cela ne garantit pas qu'une erreur n'a pas été commise. Une transaction peut avoir été enregistrée sous le mauvais compte d'actif, ou une transaction sur actions peut avoir été confondue avec un passif.
La mise en place d'un système de comptabilité en partie double doit être effectuée correctement et par quelqu'un qui connaît bien ce format. Si vous ne possédez pas les connaissances nécessaires pour mettre en place votre propre système de comptabilité en partie double, engagez un comptable pour le mettre en place et vous apprendre à l'utiliser.
Systèmes à écriture unique :
Ces systèmes protégés par le droit d'auteur sont mis en place à l'aide de chèques adossés au carbone. Au fur et à mesure que vous écrivez les informations sur un chèque, il transfère également les données à un système d'enregistrement.
Systèmes informatisés :
Ces programmes offrent rapidité et polyvalence et ont généralement la capacité de produire des états financiers mis à jour quotidiennement. Beaucoup de ces systèmes sont évolutifs, vous pouvez donc les ajouter à mesure que votre entreprise se développe.
Systèmes de comptabilité commerciale :
Ceux-ci sont disponibles dans les points de vente de papeterie et sont généralement un système de colis avec des instructions et des formulaires à utiliser.
États Financiers
Si nécessaire, vous ou votre comptable devriez être en mesure de préparer des états financiers en utilisant les totaux de fin de mois. Les types d'états financiers comprennent les états des résultats, les états des profits et pertes, les bilans et les états des flux de trésorerie.
Conclusion
Vous pouvez en apprendre davantage sur la comptabilité à l'aide d'outils en ligne, de livres, de services aux entreprises et de logiciels. Une formation d'introduction à la comptabilité peut également être utile si vous n'êtes pas familier avec les processus comptables. De nombreux centres de services aux entreprises ou collèges locaux offrent également une formation de base dans ces domaines. Afin de garder le contrôle, les entrées de tenue de registres commerciaux doivent être remplies quotidiennement et pour garantir leur achèvement, un temps régulier doit leur être réservé. Dans une nouvelle entreprise en démarrage, un entrepreneur porte souvent plusieurs casquettes, et se concentrer sur les ventes et le service à la clientèle prend souvent le pas sur la tenue de dossiers. Par conséquent, n'oubliez pas de prioriser le suivi quotidien des dépenses et des revenus.