Ce guide passe en revue une approche courante pour préparer et soumettre une demande de demande de proposition (DP), également connue sous le nom d'offre ou de devis. Les demandes de propositions gouvernementales sont généralement appelées appels d'offres et peuvent être émises au niveau municipal, provincial ou fédéral.
Les demandes de propositions tiennent compte à la fois des coûts monétaires et non monétaires. Les délais, la transparence et la flexibilité sont également évalués.
Selon le type de travail ou de produit demandé, l'émetteur peut avoir un modèle ou une ligne directrice que vous pouvez utiliser. Sinon, assurez-vous d'avoir les informations suivantes dans votre proposition :
- Contact : Assurez-vous d'avoir un contact avec qui clarifier et discuter des services.
- Qualifications : Quelles sont les compétences et l'expérience que vous et/ou vos employés apportez au projet ? Pourquoi l'émetteur devrait-il vous choisir ?
- Évaluation des besoins: Indiquez que vous comprenez la portée et le but du travail. Si nécessaire, énumérez les objectifs auxquels l'émetteur s'est adressé. Indiquez la solution et le produit ou service final que vous pouvez fournir.
- Calendrier de mise en œuvre du projet : Quand commencez-vous et quand le contrat se termine-t-il ? Quand l'émetteur peut-il s'attendre à la livraison finale ?
- Portée du projet: Fournissez les détails du projet et les tâches qui devront être accomplies pour atteindre l'objectif final. La portée et le calendrier peuvent être combinés pour former une seule section.
- Évaluation de la main-d'œuvre et des fournitures : Le cas échéant, indiquez les heures, le nombre ou les noms des employés ou des sous-traitants ou toute autre information importante que l'émetteur devrait connaître au sujet de votre main-d'œuvre et de vos fournitures.
- Règlements et lois : Il est important que vous les compreniez et les respectiez dans l'exécution des travaux. Vous n'avez pas nécessairement besoin de l'inclure dans votre proposition, mais votre travail et vos méthodes doivent refléter le respect des obligations et des lois.
- Évaluation: Expliquez comment l'émetteur évaluera votre travail. À quelles étapes aurez-vous besoin de commentaires ? De quelles options de recours l'émetteur dispose-t-il si
le travail est insatisfaisant ou incomplet? - Évaluation du coût: Fournir un budget pour les coûts de réalisation du projet. Plus c'est détaillé, mieux c'est.
- Conditions de paiement: Indiquez quand et comment vous acceptez le paiement.
- Annexe: Joignez des conceptions, des copies, des plans, des calendriers ou tout autre élément à l'appui de votre proposition
Conseils supplémentaires:
- Avant de soumettre votre offre avant la clôture, vérifiez si des modifications ont été apportées à l'offre ou si l'émetteur a des suggestions ou des mises à jour.
- Des pages de garde et des résumés exécutifs peuvent être inclus.
- Faites examiner votre proposition par un membre de l'équipe avant de la soumettre pour vous assurer que les informations sont correctes.
- Votre proposition doit clairement définir vos avantages concurrentiels et convaincre l'émetteur de vous choisir comme fournisseur.
- Inclure toute clause de non-responsabilité ou date d'expiration, le cas échéant.
